Memiliki perusahaan event organizer terbaik di kalangan masyarakat tentunya menjadi salah pencapaian terbesar bagi para pekerja di industri event. Apalagi kalau sampai dikenal perusahaan luar daerah ataupun luar negeri. Pastinya kamu sangat bangga kan? Sebelum mencapai hal tersebut, ada beberapa hal yang perlu kamu ketahui mengenai serba-serbi dunia industri event atau yang biasa kaum awam sebut dengan EO.
Definisi jasa event organizer sendiri adalah sebuah jasa yang menyediakan layanan penyelenggara acara, menyusun suatu acara, hingga berperan dalam pengeksekusian acara. Dengan kata lain event organizeradalah; weekly meeting, VIP meeting, kick-off meeting.an acara sesuai yang mereka harapkan. Pastinya beberapa dari kalian sudah tidak asing lagi ya dengan istilah event organizer atau bahkan mungkin kalian lah pekerja atau pelajar yang berkecimpung dalam industri event.
Sebuah event organizer dapat melakukan segala hal yang di perlukan klien untuk memastikan sebuah acara berjalan dengan lancar. Tugas yang biasa dilakukan sebuah event organizer adalah menyusun acara, memilih lokasi, menyediakan akomodasi dan catering, menyiapkan talent yang sesuai dengan tema serta memilih vendor pendukung event.
Karena luasnya cakupan pekerjaan dan banyaknya jenis acara yang bisa event organizer lakukan, banyak pembisnis yang mulai merintis bisnis event organizer. Akibatnya muncul tantangan baru untuk suatu perusahaan event organizer dapat bertahan dan mendapat gelar sebagai event organizer terbaik. Untuk menjadi event organizer terbaik perlu pemahaman yang mendalam tentang jenis-jenis event dan keahlian yang perlu dimiliki.
Event organizer spesialis terbaik
Mendirikan bisnis event organizer terbaik tidaklah mudah, selain diperlukannya modal materi yang cukup besar, kamu juga perlu memodali bisnis event mu dengan proposi tim yang sempurna. Sebelum membuka bisnis event organizer, pilih dulu jenis event yang ingin kamu handle untuk menentukan pasar dan fokus merintis bisnis event organizer terbaik dipandangan orang lain.
Otentiknya event terbagi menjadi 2, yaitu special event dan MICE. MICE adalah akronim dari Meeting, Incentive Travel, Convention, and Exhibition, sedangkan special event adalah sebuah acara yang dirancang secara khusus untuk tujuan tertentu. Berdasarkan situasi eventnya, MICE event cenderung lebih kepada acara formal atau bisnis sedangkan special event lebih informal dengan ranah hobi atau ketertarikan.
Berikut jenis-jenis MICE event;
Meeting, adalah event berupa pertemuan formal pada sebuah perusahaan, Lembaga, asosiasi, perkumpulan atau pemerintah dengan peserta yang merupakan karyawan internal atau partner bisnis, contoh meeting adalah; weekly meeting, VIP meeting,kick-off meeting.
Incentive Travel, di Indonesia sendiri jenis ini sangat jarang dan biasanya hanya dilakukan oleh perusahaan swasta. Pengguna jasa incentive tour di Indonesia biasanya adalah perusahaan luar negeri yang ingin berwisata di Indonesia. Salah satu incentive travel adalah; Business Trip in Bali.
Convention, adalah sebuah pertemuan yang dihadiri oleh orang-orang tertentu dengan tujuan tertentu untuk memutuskan suatu hal. contoh dari konvensi adalah: Asia-Africa Conference dan Asia Youth International Model United Nations yang merupakan salah satu event yang diselenggarakan Groovy.
Exhibition, atau dikenal pameran yaitu acara yang diselenggarakan untuk mewadahi penjual dan pembeli pada industri tertentu. Exhibition dibagi menjadi dua berdasarkan fungsinya yaitu Business-to-Business atau biasa disebut Trade, atau Business-to-Customer yang biasa disebut Fair.
Lalu, berikut jenis-jenis special event secara umum;
Commercial event, adalah event yang bertujuan sebagai alat pemasaran sebuah produk. Tujuannya adalah untuk memberikan kekuatan, awareness, komunikasi, bahkan memicu adanya umpan balik yang dilakukan konsumen. Contohnya adalah: brand activation dan product launching.
Sport Event, adalah event khusus untuk penyelenggaraan olahraga dan biasanya dilakukan pada periode tertentu. Contoh: PON dan FIFA World Cup.
Festival, merupakan event yang diselenggarakan untuk merayakan suatu momen tertentu. Misalnya; festival buku, festival musik, festival budaya atau festival kerajinan.
Social Event, adalah event yang diselenggarakan secara umum misalnya; wedding, birthday party, dan social campaign.
Religious event, adalah event yang bertujuan untuk merayakan acara keagamaan. Contohnya; Halal bil halal dan Christmas dinner.
Inauguration event, merupakan event yang diselenggarakan untuk melakukan peresmian. Contoh: peresmian gedung atau malam peresmian mahasiswa baru.
Setelah menentukan jenis event, mulailah dengan menjalankan event skala kecil untuk kamu belajar, setelah yakin dan siap, barulah mengambil event skala besar dengan tim yang kokoh.
Keahlian yang perlu dimiliki untuk menjadi event organizer terbaik
Setelah memilih jenis event yang kamu ingin jalankan, penting sekali membekali diri dengan kemampuan dan keahlian dalam beberapa aspek yang mendukung perusahaanmu menjadi event organizer terbaik. Pertama adalah profesional, seorang profesional berarti menempatkan kualitas pekerjaan yang baik dari pekerjaannya. Dengan kata lain, profesional sangat menjunjung tinggi kualitas dan integritas pekerjaannya. Kedua adalah negosiasi, keahlian ini sangat penting dimiliki karena kuat hubungannya dengan klien ataupun vendor ketika proses dealing, jika memiliki skill komunikasi yang baik akan menabah kemampuan negosiasi. Ketiga adalah responsible dan responsive, artinya kamu bertanggung jawab terhadap tugas yang diberikan dan responsive terhadap keinginan klien.
Ke empat yaitu kreatif, untuk menjadi event organizer terbaik kamu harus memiliki konsep yang berbeda atau out of the box. Klien akan lebih tertarik jika kamu mendatangkan ide susunan atau kegiatan acara yang segar dan baru, namun masih sesuai dengan tema yang dimiliki. Terakhir adalah palugada (apa lu cari gua ada) atau menjadi one stop solution bagi semua kebutuhan klien. Pengguna jasa event organizer biasanya merupakan orang yang sibuk dan kurang memiliki waktu untuk mengatur acaranya sendiri, sehingga mereka membutuhkan bantuan event organizer. Dalam proses pencarian event organizer tentunya klien mencari event organizer terbaik yang memiliki portofolio baik dan bisa membantu mengatur seluruh kebutuhannya tanpa menghubungi pihak lain.
Kasusnya saat sebuah klien datang dan membutuhkan jasa untuk sebuah event organizer mengatur acara yang mereka akan gelar. Seorang klien ini membutuhkan tim-tim terbaik dalam bidangnya supaya eventnya berlangsung lancar, venue yang pas untuk kapasitas peserta, catering yang lezat, talent yang menghibur, panggung dan dekorasi yang memukau, tentunya klien berharap semua ini bisa diatur oleh event organizer. Terdengar cukup sibuk namun sepadan dengan senyuman manis dan kepuasan klien. Sudah siapkah kamu menjadi event organizer terbaik?
