Panduan Cara Menyusun Budget Corporate Gathering yang Efektif

Saya sering mendapati klien yang menarik napas panjang saat membahas tentang budget. Meskipun berasal dari kalangan manajemen, namun tidak sedikit yang kesulitan menyusun budget untuk acara seperti corporate gathering. Beberapa diantaranya bahkan mengira jika menyusun budget hanya sekedar menebak atau memangkas biaya seminimal mungkin. Padahal budgeting yang benar adalah memetakan anggaran berdasarkan prioritas agar investasi perusahaan bisa berhasil. Demi kesuksesan acara yang Anda selenggarakan, mari simak bersama beberapa cara menyusun budget corporate gathering. 

Apa itu Budget Corporate Gathering?

Budget corporate gathering adalah perkiraan total biaya yang akan digunakan dalam acara corporate gathering. Didalamnya mencakup pos biaya utama yang meliputi lokasi atau akomodasi, transportasi, makanan dan minuman, serta acara hiburan atau acara pengisi.  

Inilah Cara Menyusun Budget Corporate Gathering

Menyusun anggaran untuk acara corporate gathering membutuhkan perencanaan yang matang agar acara berjalan sukses tanpa terjadi pembengkakan biaya. Berikut langkah dan cara menyusun budget corporate gathering: 

1. Tentukan Tujuan dan Skala Acara

   
   

Menyusun budget corporate gathering dimulai dari menetapkan tujuan spesifik acara dan skala acara yang mencakup jumlah peserta, durasi, dan lokasi. Keduanya dimanfaatkan untuk menentukan batasan biaya, alokasi dana, prioritas, serta komponen kebutuhan riil agar anggaran lebih tepat sasaran. 

2. Buat Daftar Kebutuhan secara Rinci

   
   

Buat daftar kebutuhan serinci mungkin berdasarkan jumlah peserta, konsep, dan durasi. Mulailah dari menentukan tujuan dan jumlah pasti peserta, lalu lanjut dengan membuat daftar kebutuhan berdasarkan susunan acara. 

3. Kategorikan Pengeluaran

   
   

Setelah membuat daftar, selanjutnya kategorikan pengeluaran dalam pos-pos utama mulai dari konsumsi, sewa tempat, transportasi, pengisi acara, dan dokumentasi. Setelah semua daftar lengkap, hitung estimasi biaya secara transparan. 

4. Riset Harga Pasar

   
   

Untuk memastikan anggaran dana benar-benar realistis, lakukanlah riset harga pasar dengan meminta penawaran resmi dari beberapa vendor. Minimal buatlah perbandingan penawaran harga dari tiga vendor untuk setiap komponen untuk mendapatkan harga rata-rata pasar yang realistis. 

5. Alokasikan Dana Cadangan

   
   

Dalam membuat budget corporate gathering, sediakan pos dana darurat untuk antisipasi pembengkakan di luar rencana. Dana ini harus disiapkan sejak awal untuk mengantisipasi jika terjadi lonjakan harga akibat perubahan jumlah peserta, kebutuhan mendadak saat hari H, atau akibat cuaca buruk. 

6. Hitung Potensi Masukan

   
   

Cara menyusun budget corporate gathering selanjutnya dengan menghitung potensi masukan yang berasal dari kontribusi unit bisnis, sponsor, atau tiket. Perhitungan dilakukan dengan cara memproyeksikan total dana yang masuk untuk terlebih dulu menutupi pengeluaran. 

7. Gunakan Alat Penganggaran

   
   

Untuk mempermudah penganggaran, budgeting bisa dilakukan menggunakan alat penganggaran seperti Google Sheet atau Ms. Excel.

8. Update Anggaran Secara Berkala

   
   

Tahap selanjutnya dalam cara menyusun budget corporate gathering adalah dengan melakukan update anggaran secara berkala. Dalam praktiknya, Anda bisa menggunakan dokumen digital seperti Google Sheets untuk memantau perubahan jumlah peserta, perubahan harga, serta realisasi biaya secara real time. 

9. Evaluasi Setelah Acara

   
   

Tahap terakhir yang berkaitan dengan budgeting adalah melakukan evaluasi setelah acara. Bandingkan rencana dengan realisasi dan hitung selisih antara anggaran yang direncanakan dengan pengeluaran riil di lapangan. Selanjutnya kumpulkan feedback untuk menilai kepuasaan terhadap konsumsi, fasilitas, hingga hiburan untuk mengukur apakah biaya yang dikeluarkan sebanding dengan hasil. Terakhir, gabungkan laporan akhir dengan catatan evaluasi sebagai acuan untuk perencanaan gathering selanjutnya. 

Komponen Utama Rincian Budget Event Perusahaan

Budgeting untuk corporate gathering secara umum dibagi berdasarkan skala acara. Berikut komponen utama budget corporate gathering berdasarkan skala dan pendekatan alokasinya untuk memberikan gambaran terhadap kebutuhan perusahaan: 

Komponen Anggaran	Skala Kecil/Internal	Skala Sedang/Outing	Skala Besar/Grand Gathering
Estimasi biaya per pax	Kurang dari Rp 1 juta	Rp 700.000 - Rp 1.500.000	Rp 1.500.000 - Rp 3.000.000
Lokasi & venue	Ruang kantor serbaguna, cafe, atau restoran	villa atau resort area seperti Lembang/Puncak	Convention Hall
Makanan dan minuman	1 kali makan siang dan 2 kali coffee break	3 kali makan utama dan 2 kali snack	Gala dinner atau full board hotel
Atribut dan merchandise	ID Card, kaos acara	kaos acara, souvenir atau goodie bag	souvenir eksklusif, plakat penghargaan
Akomodasi	Tidak ada	1 Malam (kamar sharing)	1-2 malam (kamar twin atau single)
Acara dan Hiburan	Fun games internal atau doorprize ringan	Outbound atau team building, fasilitator	MC profesional, band, doorprize besar
Transportasi	Mandiri atau sewa mobil sesuai kebutuhan	Bus Pariwisata medium/big	Sewa bus eksekutif atau tiket pesawat rombongan
Dana Darurat	5% dari total keseluruhan anggaran	10% dari total keseluruhan anggaran	10%-15% dari total keseluruhan anggaran

Selain beberapa hal diatas, dalam menyusun anggaran juga perlu menyertakan biaya perizinan dan biaya operasional. Keduanya sangat perlu untuk dianggarkan untuk memastikan kelancaran jalannya acara tanpa hambatan finansial. 

Bagaimana Cara Memilih Vendor yang Hemat Biaya? 

Untuk mendapatkan vendor yang hemat biaya, Anda bisa melakukannya dengan membandingkan fasilitas yang mereka tawarkan. Atau, Anda bisa berkonsultasi dengan pihak Event Organizer untuk memilih vendor yang sesuai dengan budget perusahaan. 

Jika Anda kesulitan melakukan budgeting untuk corporate gathering, cukup serahkan pada Groovy EO. Groovy EO merupakan event organizer yang telah berdiri sejak tahun 2007 dan telah menangani lebih dari 1200 klien. Dengan pengalaman tersebut, Groovy siap memberikan layanan end-to-end mulai dari perencanaan konsep, budgeting, hingga eksekusi acara. Tunggu apa lagi? Segera hubungi Groovy disini!