Memahami cara memilih event untuk acara brand adalah tindakan yang sangat diperlukan bagi perusahaan. Demi kesuksesan berjalannya acara, memilih partner merupakan fondasi krusial yang akan menentukan keberhasilan acara tersebut. Dalam beberapa kasus, masalah yang terjadi saat acara diselenggarakan bukan karena konsep acara yang buruk, melainkan kurangnya dukungan dari partner. Banyak perusahaan yang mungkin abai dengan masalah ini. Mereka baru mulai menyadarinya saat mendapati acara yang diselenggarakannya kurang rapi dengan akhir yang tidak sesuai ekspektasi. 

Saat menyelenggarakan acara, memilih event organizer merupakan pilihan keputusan yang tepat bagi penyelenggara. Ingat, acara tidak sekedar seremonial, melainkan sebuah ruang untuk menguatkan persepsi, membangun pengalaman, serta menciptakan hubungan emosional antara audiens dan brand. Namun memilih event organizer bukanlah perkara yang mudah. Tantangan untuk menemukan partner event yang profesional menjadi salah satu detail penting yang harus diperhatikan demi kesuksesan sebuah acara. 

Berikut Cara Memilih Event untuk Acara Brand Anda

Event yang diadakan oleh perusahaan pasti memiliki tujuan bisnis. Diantaranya bertujuan untuk meningkatkan citra perusahaan, menjalin koordinasi dengan berbagai pihak terkait, serta untuk meningkatkan pengalaman audiens. Oleh sebab itulah, semua perusahaan baik itu perusahaan besar maupun kecil membutuhkan partner yang mampu membantu mereka dalam mewujudkan eksekusi yang profesional, rapi, dan relevan. 

Agar tidak salah langkah, sebelum memutuskan kerjasama dengan event organizer tertentu, sebaiknya pahami dulu cara memilih event untuk acara brand Anda. 

1. Periksa Portofolio dan Pengalaman Event Organizer

Sebelum memilih event organizer, langkah awal yang harus dilakukan adalah memeriksa portofolio untuk mengetahui seberapa luas pengalaman mereka. Beberapa hal yang perlu dicek dalam portofolio diantaranya adalah:

• Spesialisasi dan jenis event yang pernah ditangani

• Kesesuaian gaya dan kualitas dengan karakter brand milik Anda

• Skala dan kapasitas acara yang pernah ditangani

• Dokumentasi foto dan video yang profesional 

• Bukti manajemen krisis 

2. Pastikan EO Memahami Tujuan Brand

Event organizer tidak hanya bertugas sebagai eksekutor acara melainkan juga sebagai otak yang memahami tujuan brand dibalik terselenggaranya acara. Perlu diketahui, setiap acara bisa memiliki tujuan spesifik yang berbeda-beda. Ada yang bertujuan untuk meningkatkan brand awareness, menguatkan engagement, internal alignment, atau sales (mempercepat siklus penjualan). 

Pemahaman EO terhadap tujuan brand diperlukan untuk memastikan setiap elemen acara mulai dari tema hingga interaksi audiens benar-benar mendukung tujuan perusahaan. Tujuan utamanya tentu saja agar target bisnis dapat tercapai dan anggaran tidak terbuang sia-sia. 

EO yang memahami hal ini dengan baik, dibandingkan menawarkan paket, mereka akan terlebih dulu menggali informasi yang berkaitan dengan acara meliputi: tujuan acara, skala kebutuhan, profil peserta, budaya perusahaan, serta harapan hasil akhir. 

3. Nilai Kemampuan Kreatif dan Konseptual

Sebuah acara yang bisa meninggalkan kesan positif pada audiens pasti lahir dari ide-ide kreatif yang terstruktur. Karena hal itulah, penting memilih event untuk acara brand yang mampu menawarkan konsep yang segar dan sesuai dengan karakter brand Anda. 

Untuk mendapatkan event organizer dengan nilai kemampuan kreatif dan konseptual yang tinggi, Anda bisa mulai dengan beberapa cara dibawah ini:

• memeriksa portofolio tematik

• melakukan evaluasi saat konsultasi awal apakah mereka mengajukan ide segar yang sesuai dengan kebutuhan Anda atau hanya ide template

• cek sumber daya kreatif di dalamnya apakah ada tim kreatif khusus seperti konseptor atau art director atau tidak.

• tinjau testimoni dari para klien yang sudah menggunakan jasa event organizer tersebut.

4. Perhatikan Detail Manajemen dan Operasional

Event organizer yang memahami detail manajemen dan operasional dinilai lebih mampu dalam menekan risiko kesalahan teknis fatal yang mungkin terjadi, menjaga reputasi penyelenggara, hingga mampu meninggalkan pengalaman yang berkesan. 

Untuk mendapatkan event organizer yang memahami hal ini dengan benar, ada beberapa cara untuk mengetahuinya, diantaranya adalah:

• Melakukan pemeriksaan portofolio yang berkaitan dengan cara mereka dalam menangani alur pengunjung, durasi, dan perizinan. 

• Meminta mereka untuk membagikan rundown dan SOP

• Melakukan pengecekan portofolio vendor untuk mengetahui rekam jejak dari para vendor yang bekerjasama dengan event organizer. 

• Mencari tahu cara mereka menangani masalah dengan memberikan skenario kasus terburuk. 

• Memiliki transparansi anggaran realistis

5. Lihat Testimoni dan Reputasi Industri

Dalam memilih event untuk acara brand, pastikan mengecek rekam jejak secara objektif. Mulailah dengan menilai testimoni dan ulasan dari berbagai sumber terpercaya. Jika memungkinkan, cobalah meminta kontak klien lama agar Anda bisa mendapatkan penilaian jujur terkait kinerja dan koordinasi tim dari event organizer yang ingin Anda pilih. Selain itu, cari tahu apakah event organizer tersebut memiliki loyal client base atau tidak. Loyal client baser merupakan tanda bahwa EO tersebut  konsisten mampu memenuhi ekspektasi dari semua event yang pernah ditangani sebelumnya. 

6. Bandingkan Value, Bukan Hanya Harga

Kesalahan umum yang sering terjadi adalah memilih event organizer berdasarkan harga bukan berdasarkan value. Daripada itu, lebih baik jika Anda menilai sebuah event organizer berdasarkan paket yang ditawarkan, kualitas produksi, kemampuan mengelola risiko, dan pengalaman tim produksi. 

7. Pilih Event Organizer yang Responsif dan Mudah Diajak Kolaborasi

Dalam penyelenggaraan sebuah acara, komunikasi merupakan fondasi yang krusial. Oleh sebab itu, pastikan memilih event organizer yang tanggap, mampu memberikan solusi dengan cepat, terbuka untuk diskusi, proaktif, serta fleksibel dalam revisi konsep.

8. Jangan Menilai Vendor Hanya dari Harga

Harga memang menjadi faktor yang penting saat memilih event organizer, namun hal ini akan menjadi keputusan terburuk saat Anda menginginkan sebuah acara dengan kualitas yang premium. Sebaiknya selain mempertimbangkan harga, Anda juga harus mempertimbangkan hal lain seperti kualitas tim, scope pekerjaan, fleksibilitas penyesuaian, kesiapan teknis, hingga pengalaman vendor. 

Dengan memahami cara memilih event untuk acara brand diatas, Anda tidak perlu lagi khawatir dengan progress berjalannya acara. Saat semua telah di handle oleh tim profesional, Anda sebagai penyelenggara bisa fokus pada hal penting lainnya.  

Untuk hasil terbaik, Groovy sebagai event organizer profesional siap membantu Anda menyelenggarakan berbagai acara brand sesuai dengan kebutuhan. Konsultasikan konsep acara Anda, dan kami akan memberi timeline dan eksekusi yang sempurna. Hubungi kami segera disini!