• Groovy Indonesia

Cara Membuat Workshop Online Menarik

Maraknya platform online meeting sudah membuka peluang baru untuk para event creator untuk berinovasi dalam penyelenggaraan kegiatan.


Dengan biaya yang lebih murah dan persiapan teknis yang lebih ringkas, kegiatan yang diselenggarakan secara daring sudah menjadi opsi yang paling diminati para penyelenggara saat ini.


Bermacam kegiatan daring sudah diselenggarakan melalui sebagian aplikasi online meeting dalam kurun 2 tahun belum lama. Mulai dari pembelajaran di institusi pembelajaran, workshop bahkan perkawinan.


Yang paling gempar adalah kegiatan workshop online. Kegiatan ini paling diminati sebab kemudahan aksesnya, biayanya yang terjangkau, pelatihan dalam waktu yang singkat dan pemberian sertifikat yang bermanfaat di bidang akademik.


Nah, sesungguhnya apa sih pengertian workshop? Ayo, simak uraian berikut!


Pengertian Workshop


Workshop ataupun lokakarya adalah sesuatu kegiatan pertemuan antara sekelompok orang yang mempunyai ketertarikan, kemampuan, ataupun profesi pada bidang tertentu.


Dalam rangkaian acaranya, para partisipan akan diajak berdiskusi serta berinovasi pada sesuatu kegiatan ataupun proyek yang sesuai dengan tema workshop yang diselenggarakan.


Berbeda dengan training, pada rangkaian kegiatan workshop, partisipan diminta untuk mencari solusi atas sesuatu permasalahan dengan didampingi oleh para pakar.


Dalam proses pemecahan permasalahan, para partisipan pula akan diberi pelatihan teoritis sesuai dengan uraian yang sudah dipaparkan oleh para pakarnya.


Kegiatan workshop umumnya diselenggarakan selama 1- 3 hari dengan durasi kegiatan per hari sekitar 5 sampai 9 jam, bergantung topik yang dibahas serta lapisan kegiatan dari pihak penyelenggara workshop.


Nah, informasi diatas bisa menjadi acuan Kamu untuk mengenali pengertian workshop serta kegiatannya secara singkat.


Saat ini, sejak timbulnya pandemi COVID- 19, kegiatan workshop online gempar diselenggarakan serta menjadi salah satu kegiatan yang paling diminati publik.


Bila Kamu adalah seseorang event creator yang baru pertama kali menyelenggarakan workshop tetapi masih bimbang gimana cara membuat workshop online yang bisa menarik minat banyak orang? Simak cara membuat workshop online berikut!

Cara Membuat Workshop Online Menarik

Cara Membuat Workshop Online


Mangulas tentang workshop online, kegiatan serta durasi acaranya tentu berbeda dengan yang diselenggarakan secara luring.


Pada workshop online, para partisipan serta penyelenggara akan lebih dimudahkan dalam perihal akses serta biaya.


Menyelenggarakan workshop online memanglah tidak memerlukan biaya yang mahal tetapi perencanaan konsep secara matang tetap wajib dilakukan demi kelancaran kegiatan.


Cara membuat workshop online dibedakan menjadi 2 bagian ialah perencanaan teknis yang berisi perencanaan konsep serta lapisan kegiatan dan penerapan kegiatan yang berisi tata cara pengarahan serta penerapan pada hari workshop online diselenggarakan.


Perencanaan Teknis Workshop Online


1. Sasaran Audiens, Topik serta Jumlah Peserta


Ketiga perihal ini adalah acuan kegiatan workshop online secara totalitas.


Perihal pertama yang wajib dilakukan adalah memastikan sasaran audiens dari kegiatan workshop yang akan Kamu gelar. Memastikan sasaran audiens akan mempermudah Kamu untuk memilih topik workshop.


Penetapan sasaran audiens serta topik wajib diiringi riset khusus yang melihat tren yang diminati publik serta menarik untuk dibahas secara rinci.


Sebagai contoh, bila Kamu menargetkan partisipan workshop adalah pelajar SMA yang masuk dalam kelas Bahasa, maka topik yang diseleksi wajib sesuai dengan program bahasa serta ringan sebab diperuntukan untuk pelajar.


Untuk pemilihan topik workshop, seperti contoh di atas, Kamu bisa memilih topik apa saja yang relevan dengan sasaran audiens.


Setelah menetapkan topik serta sasaran audiens, Kamu perlu memperkirakan jumlah partisipan yang akan mengikuti kegiatan workshop. Perkiraan ini bisa menjadi acuan Kamu untuk memilih media promosi yang sesuai nantinya.


2. Moderator serta Pembicara


Setelah menetapkan topik yang akan dibahas dan sasaran audiensnya, saat ini saatnya Kamu memilih moderator kegiatan serta para handal yang akan menjadi pengisi kegiatan workshop online.


Untuk pemilihan para pembicara, upayakan mengundang para ahli yang kompeten serta terbiasa mengisi workshop. Sesuaikan para pembicara dengan topik yang diseleksi sehingga menarik perhatian para calon partisipan.


Misalnya, bila topik workshop yang akan dibahas terpaut dengan bidang arsitektur serta sasaran audiensnya adalah mahasiswa baru, maka mengundang para dosen arsitektur dari salah satu Universitas bisa menjadi opsi.


Berikutnya, pemilihan moderator untuk membimbing jalannya kegiatan pula wajib dicermati. Moderator serta pembicara yang kompeten bawa peran penting untuk memastikan berhasil ataupun tidaknya sesuatu kegiatan workshop online.


Sesuaikan moderator dengan tingkatan formalitas dari topik, pembicara serta sasaran audiens.


Bila workshop tersebut akan dihadiri oleh para mahasiswa baru dengan topik yang ringan serta pembicara yang berasal dari salah satu organisasi kemahasiswaan. Memilih moderator dengan pembawaan santai serta interaktif.


Tetapi, bila sasaran audiensnya adalah para pekerja serta pembicaranya adalah seseorang handal di bidangnya maka hendaknya memilih moderator dengan tingkatan formalitas yang tinggi.


3. Biaya Penyelenggaraan Workshop Online


Workshop pada biasanya adalah kegiatan berbayar. Besarnya biaya ditentukan oleh pihak penyelenggara serta para pengisi kegiatan dan disesuaikan dengan sasaran audiens.


Misalnya, para pembicara yang diundang adalah ahli dari bidang bisnis serta sasaran audiens adalah para mahasiswa program Magister yang mau memulai bisnis maka biaya yang dipatok juga akan cukup besar.


Biaya bisa dipengaruhi oleh durasi penyelenggaraan workshop online serta materi yang akan di informasikan. Sesuaikan biaya dengan sasaran audiens serta diskusikan dengan para pengisi kegiatan sebelum bergeser ke langkah berikutnya.


4. Waktu Penyelenggaraan serta Durasi Acara


Durasi workshop yang diselenggarakan secara luring memanglah lebih lama bila dibanding workshop online. Perihal ini pula terpaut dengan tempat penyelenggaraannya.


Workshop luring umumnya diselenggarakan di suatu gedung yang bisa disewa hingga sebagian hari dengan durasi 5 sampai 9 jam per hari.


Sebaliknya workshop online hanya diselenggarakan melalui platform online meeting yang mempunyai batas waktu serta terpaut dengan kondisi internet di lokasi masing- masing.


Mengacu pada batas waktu serta kondisi internet, umumnya workshop online hanya


berlangsung selama 3- 5 jam serta bisa diselenggarakan dalam kurun waktu 1- 3 hari.


Penentuan durasi workshop serta waktu penyelenggaraannya hendaknya didiskusikan dengan para pengisi kegiatan serta melihat kemampuan waktu terbaik dari sasaran audiens.


Misalnya, bila mau menyelenggarakan workshop tentang kesehatan mental dengan sasaran audiens para mahasiswa jurusan Psikologi maka lebih baik menggelar workshop pada hari Sabtu ketika tidak ada kegiatan kuliah.


Memilih waktu penyelenggaraan workshop yang rasanya sesuai dengan kegiatan tiap hari dari para sasaran audiens.


5. Persiapan Teknis Penyelenggaraan Acara


Teknis penyelenggaraan kegiatan workshop online adalah perihal paling penting dalam penataan kegiatan workshop online.


Tidak ada ruang untuk kesalahan pada langkah ini sebab bila kesalahan teknis terjadi, kemampuan kegagalan kegiatan workshop akan semakin besar.


Persiapkan dengan baik teknis kegiatan mulai dari pemilihan aplikasi online meeting yang akan digunakan, perlengkapan yang diperlukan untuk menggelar kegiatan, dan koneksi internet yang stabil.


Gunakanlah platform online meeting yang bisa di download free, bisa menampung banyak partisipan dan gampang untuk diakses sasaran audiens seperti Zoom ataupun Google Meet. Bila perlu, upgrade aplikasi tersebut ke tingkatan premium untuk menjamin kelancaran kegiatan.


Selain itu, pastikan pc ataupun laptop yang digunakan untuk menggelar kegiatan bisa menjalankan program dengan baik. Memakai sebagian perangkat sekalian bisa dijadikan opsi untuk menjauhi permasalahan teknis yang mungkin terjadi.


Berikutnya, koneksi internet yang digunakan pula wajib dalam kondisi stabil.


Bila Kamu memakai WiFi pastikan lokasi perangkat yang digunakan tidak sangat jauh dengan router WiFi sehingga mendapatkan koneksi internet yang baik.


Tetapi, bila Kamu memakai paket data sebagai sumber internet, pastikan kuota Kamu cukup untuk menggelar kegiatan workshop online sampai akhir kegiatan.


6. Lapisan Kegiatan Workshop Online


Setelah segala cara membuat workshop online sudah direncanakan dengan baik maka saat ini saatnya membuat lapisan kegiatan oleh pihak penyelenggara diiringi dialog dengan para pengisi kegiatan.


Buatlah forum dialog antara regu penyelenggara serta pengisi kegiatan untuk memastikan lapisan kegiatan yang tepat.


Informasi terpaut hasil akhir dari lapisan kegiatan perlu diinformasikan pada pengisi kegiatan maksimal seminggu sebelum kegiatan berlangsung.


Pastikan informasi terpaut lapisan kegiatan dipaparkan secara detail pada pengisi kegiatan untuk meminimalisir terdapatnya kesalahan ataupun kebimbangan.


Mengacu pada uraian informasi, briefing perlu dilakukan antar pengisi kegiatan serta regu penyelenggara.


Briefing bisa berisi uraian dari penyelenggara terpaut lapisan kegiatan, durasi per tahap, peraturan yang wajib ditaati serta penerapan teknis kegiatan yang lain.


Misalnya, dalam workshop online akan ada 3 tahap penting ialah tahap uraian materi dari para ahli, tahap tanya jawab dan tahap pelatihan. Per sesinya akan berdurasi 2– 2, 5 jam dengan tahap pertama diawali pada jam 08. 00 pagi. Peralatan yang diperlukan adalah share screen materi serta breakout room untuk tahap pelatihan.


Upayakan briefing antara moderator, pembicara, serta penyelenggara diadakan maksimal 2 hari sebelum kegiatan workshop online diselenggarakan.


Dengan melakukan briefing, para pengisi kegiatan pula bisa saling berkenalan sehingga pada hari penyelenggaraan tidak ada rasa canggung antara moderator serta para pembicara.


7. Penyebaran Informasi ke Media Sosial


Ketika segala persiapan serta perencanaan sudah dikoordinasikan dengan para pengisi kegiatan, maka informasi penyelenggaraan workshop bisa disebarkan.


Persiapkan poster yang berisi informasi lengkap terpaut workshop online tersebut.


Informasi yang wajib dicantumkan ialah profil singkat dari para ahli, waktu penyelenggaraan, biaya pendaftaran dan no kontak yang bisa dihubungi terpaut kegiatan workshop.


Poster tersebut bisa diterbitkan melalui media sosial supaya menarik sasaran audiens secara cepat.


Manfaatkan media sosial seperti Instagram, Twitter serta Facebook untuk mempromosikan workshop Kamu.


Kamu pula bisa bekerjasama dengan influencers ataupun akun yang menyebarkan informasi terpaut kegiatan seperti Groovy EO untuk memesatkan persebaran informasi serta menggaet banyak partisipan.


Bila dibutuhkan, buatlah akun khusus kegiatan workshop tersebut untuk mempermudah Kamu untuk mempromosikan kegiatan.


Jangan lupa untuk memenuhi profil akun media sosial Kamu dengan tautan yang menuju ke formulir pendaftaran, uraian detail terpaut profil para ahli yang akan hadir bahkan link pembayaran workshop untuk mempermudah calon partisipan untuk mengakses informasi.


Berikutnya, tata akun media sosial Kamu dengan baik serta apik sehingga bisa memberikan keyakinan untuk para calon partisipan tentang workshop yang diselenggarakan.


Selain itu, mengadakan headline serta judul workshop yang menarik serta gampang dipahami oleh sasaran audiens.


Kamu pula bisa memberikan hadiah tambahan seperti materi free, sertifikat ataupun merchandise sebagai cara untuk mempromosikan workshop online Kamu. Dengan terdapatnya hadiah, para calon partisipan akan lebih tertarik untuk mengikuti workshop online.


8. Penerapan Kegiatan Workshop


Setelah informasi sudah tersebar serta sasaran jumlah partisipan sudah tercapai, tibalah saat penerapan kegiatan.


Maksimal 1 jam sebelum kegiatan diawali, hendaknya diadakan tahap gladi bersih untuk segala pengisi kegiatan serta regu penyelenggara untuk mempersiapkan teknis serta flow kegiatan.


Dengan menyelenggarakan gladi bersih, para pengisi kegiatan serta regu penyelenggara bisa mengecek sekali lagi persiapan teknis seperti jaringan internet, platform online meeting dan perangkat yang digunakan.


Ketika segala rangkaian cara membuat workshop online sudah dilaksanakan serta datang pada hari penyelenggaraan kegiatan, untuk para moderator serta pembicara tentu mau menghasilkan suasana yang kondusif serta aktif untuk partisipan.


Nah, gimana sih cara menjalankan kegiatan workshop online dengan baik untuk moderator kegiatan serta pembicara? Berikut tips serta trik nya!


Tips Berhasil Menyelenggarakan Workshop Online


Berikut tips jitu yang akan membuat workshop online berjalan mudah untuk moderator:


1. Pastikan Kegiatan Berjalan dengan Komunikasi 2 Arah


Harapan partisipan saat mengikuti workshop online adalah mempunyai peluang untuk saling berdiskusi dengan partisipan lain ataupun para ahli.


Jadi, pastikan moderator memberikan waktu untuk para partisipan supaya saling berkomunikasi serta berdiskusi.


Jauhi menjalankan kegiatan dengan berfokus pada pembicara saja, buatlah suasana yang interaktif dengan memberikan waktu untuk para partisipan untuk bertanya, menjawab ataupun hanya berbagi komentar dengan para pembicara.


2. Bagikan Kesan yang Profesional


Pemberian kesan yang baik pula bisa pengaruhi totalitas kegiatan workshop.


Jauhi menampilkan raut wajah lesu ataupun sedih hati. Tunjukkanlah raut wajah yang semangat serta tetap tersenyum untuk membangun suasana.


Perihal yang bisa Kamu lakukan untuk membangun semangat para partisipan adalah menyapa para partisipan pada awal tahap dan bertanya berita serta kegiatan dari para partisipan secara totalitas.


Bila jumlah partisipan workshop online banyak, simpulkan saja jawaban dari para partisipan. Kamu bisa memberikan arahan untuk para partisipan untuk menanggapi sapaan ataupun berita melalui kolom chat sehingga jawaban tidak saling tertindih.


Dengan menyongsong partisipan dengan baik serta menjalakan komunikasi 2 arah, para partisipan akan merasa diapresiasi serta dihargai. Sehingga, workshop online Kamu bisa berjalan dengan baik dan memberikan kesan yang baik.


3. Selingi Pergantian Tahap dengan Ice- breaking


Tahap ice- breaking adalah suatu kegiatan untuk mencairkan suasana sehingga para partisipan tidak merasa bosan. Biasanya, berupa game seperti kuis di sesuatu aplikasi ataupun tebak- tebakan terpaut topik yang simpel.


Ketika mengikuti workshop online, para partisipan bisa merasa bosan sebab hanya mencermati materi pada tahap awal. Nah, disinilah peran moderator sangat besar untuk mempertahankan semangat partisipan.


Pada akhir uraian materi, moderator bisa mengadakan tahap ice- breaking untuk memberikan waktu rehat untuk para partisipan sekalian pemateri.


Contoh kegiatan ice- breaking adalah tebak gambar yang terpaut dengan uraian pemateri. Misalnya, topik workshop online adalah tentang bisnis maka bisa disiapkan sebagian gambar perusahaan populer untuk dijadikan bahan tebak gambar.


Dengan melakukan ice- breaking, motivasi serta semangat para partisipan bisa tetap terpelihara sampai akhir tahap kegiatan. Para partisipan serta pemateri juga bisa mengembalikan fokus mereka sehingga bisa memberikan tenaga yang maksimal untuk melanjutkan kegiatan.


4. Berkomunikasi dengan Pembicara


Sebelum kegiatan workshop online diawali, hendaknya moderator serta pembicara bekerja sama untuk mempersiapkan strategi penyampaian materi.


Buatlah suasana workshop online interaktif sehingga para partisipan pula bisa memberikan kontribusinya.


Misalnya, ketika pemateri menarangkan sebagian poin, moderator bisa bertanya tentang komentar para partisipan terpaut materi yang sudah dipaparkan.


Dengan bertanya“ gimana sahabat, apakah sahabat pula sempat hadapi kesusahan pada poin ini?” ketika pemateri sudah berakhir menarangkan, komunikasi 2 arah juga telah sukses dilaksanakan.


Dengan memberikan persoalan pada para partisipan, interaksi antara pengisi kegiatan serta partisipan workshop online juga akan lebih interaktif serta komunikatif.


Seperti itu sebagian cara membuat workshop online yang efisien. Rangkaian cara tersebut pula dapat digunakan untuk membuat kegiatan daring yang lain seperti webinar, talkshow ataupun konferensi daring.


Nah, bila Kamu mau mempromosikan kegiatan daring Kamu dalam waktu dekat. Kamu bisa memakai jasa Groovy EO untuk membantu penyebaran informasi kegiatan dengan efisien melalui media sosial.

Postingan Terakhir

Lihat Semua