Ketika kalian mempunyai rencana untuk mengadakan suatu kegiatan, event planner handal adalah seorang yang kalian cari. Mulusnya jalur suatu event tergantung pada strategi yang dibawa oleh event planner yang nanti akan kalian seleksi.
Kira- kira, apa saja tanggung jawab mereka dalam perencanaan serta eksekusi suatu kegiatan? Apa yang menjadi kualifikasi seseorang event planner yang andal?
Tenang, kali ini Groovy EO sudah merangkum seluruh tentang event planner kunci utama kesuksesan suatu acara khusus untuk kalian.
Apa Itu Event Planner?
Event planner adalah regu ataupun individu yang membuat bermacam perihal dalam program serta event berjalan sesuai dengan rencana. Membuat agenda serta memperhitungkan keperluan kegiatan hingga aksesoris terkecil.
Tidak hanya itu, mereka berfungsi dalam persiapan serba- serbi kebutuhan pra- acara. Mulai dari budgeting, hingga memberikan alasan kuat pada publik untuk tiba serta menikmati program klien mereka.
Pekerjaan ini umumnya bernaung di bawah sayap perusahaan berbasis event organizing (EO).
Disebabkan banyak perusahaan belum mempunyai divisi untuk merancang suatu kegiatan, kerap kali perusahaan memakai jasa EO untuk membantu jadwal mereka.
Mereka bekerja untuk korporasi serta pula organisasi nonprofit. Dalam kerjanya, mereka merancang konferensi, meeting, kesepakatan, pameran dagang, serta sebagian kegiatan nonprofesional dan internal yang lain.
Tetapi, tidak menyudahi di sana. EO pula kerap bekerja sama dengan penyelenggara konser, lembaga pembelajaran, bahkan asosiasi kedokteran maupun religius.
Banyaknya permintaan tak jarang akan penuhi agenda seseorang event planner. Mendorong mereka untuk bekerja sepenuh pekan mengatur serta melakukan tiap rincian kegiatan supaya sesuai dengan kemauan klien.
Tugas serta Tanggung Jawab Event Planner
Sebagai dalang dalam kesuksesan suatu kegiatan, event planner mempunyai segudang tugas tanggung jawab yang wajib mereka laksanakan.
Kebutuhan klien itu bervariasi. Tetapi, mengutip The Balance SMB, semua perencana kegiatan umumnya akan bertanggung jawab pada tugas- tugas seperti berikut:
Berjumpa dengan klien serta memahami latar belakang kegiatan mereka.
Merancang garis besar kebutuhan kegiatan. Seperti durasi event, lokasi, serta biaya yang diperlukan.
Mendengarkan mutu jasa- jasa yang berkaitan dengan kegiatan, seperti lokasi event, katering, sound system, serta lain- lain.
Bekerja dengan vendor untuk melakukan penawaran serta memastikan harga yang paling sesuai dengan anggaran.
Mengelola serta mengawasi kinerja vendor.
Mengunjugi venue untuk memastikan fasilitas telah penuhi persyaratan klien serta pengisi kegiatan.
Menyediakan seluruh kebutuhan akomodasi untuk pengisi kegiatan.
Mengawasi kegiatan untuk memastikan kegiatan berjalan sesuai dengan agenda yang sudah diresmikan.
Meninjau tagihan, invoice, serta pengeluaran yang lain untuk menjauhi anggaran yang membesar.
Melakukan penilaian pasca kegiatan untuk introspeksi regu.
Yang perlu diingat adalah regu event planner akan merancang serta mengkoordinasikan tiap detail kegiatan untuk klien mereka.
Tetapi, apa yang menjadi detail persiapan mereka tergantung pada ukuran, tipe, serta tujuan kegiatan tersebut.
Masing- masing EO umumnya mempunyai spesialisasi di bidang- bidang tertentu supaya keperluan klien bisa terpenuhi dengan baik.
Skill serta Kualifikasi Seseorang Event Planner
Supaya menjadi perencana kegiatan yang berhasil, kalian wajib mempunyai bermacam macam keahlian.
Keahlian komunikasi verbal serta tertulis adalah senjata utama seseorang event planner. Mereka pula wajib mempunyai keahlian manajemen waktu serta organisasi yang luar biasa.
Tetapi, kebutuhannya lebih dari hanya time management serta keahlian bercakap. Berikut adalah skill serta kualifikasi yang dibutuhkan dari seseorang event planner
1. Cermat serta peka
Kesuksesan event tidak hanya melihat kepuasan pengisi kegiatan serta para pengunjung, tetapi pula kumpulan dari banyak detail kecil yang tak terlupakan serta sukses dieksekusi dengan cermat.
Perencana kegiatan terkenal umumnya diketahui akan perhatian mereka pada masing- masing rinci suatu program.
Menyibukkan dirinya untuk mengecek kembali serta kembali seluruh daftar serta rencana yang wajib dilakukan.
Maka, apabila kalian tertarik untuk menjadi seseorang event planner, biasakan diri untuk lebih detail serta peka terhadap keperluan yang umumnya tidak terlihat.
2. Keahlian komunikasi
Seperti yang telah dipaparkan lebih dahulu, perencana kegiatan akan kerap berhubungan dengan bermacam macam orang tiap harinya. Termasuk klien, sponsor merk, vendor, serta tentu saja, pengisi kegiatan.
Keahlian komunikasi yang kuat adalah kunci untuk memastikan supaya seluruhnya berjalan dengan mudah serta segala individu yang ikut serta memahami peran masing- masing.
Event planner terbaik mempunyai keahlian komunikasi tertulis serta verbal yang mumpuni. Mereka sanggup mengantarkan informasi dengan yakin diri, serta jelas.
Tidak hanya pandai berdiskusi, mereka pula ialah pendengar yang hebat, memahami kemauan serta kebutuhan klien mereka.
3. Keahlian problem solving
Sumber daya perencana kegiatan tidak terbatas pada lakban serta peniti yang akan mereka pakai pada waktu berjalannya jadwal.
Sebetulnya, kreativitas serta keahlian problem solving lah yang menjadi kebutuhan utama mereka.
Penyelenggara kegiatan yang berhasil bisa berpikir dengan tenang, serta membuat keputusan yang solutif ketika perihal yang tak terduga timbul.
4. Multitasking
Sederhananya, perencana kegiatan yang berhasil bisa mengorganisasikan pekerjaan mereka dengan apik.
Penjelasan pekerjaan mereka yang menumpuk tidaklah suatu permasalahan sebab keperluan multitasking telah mendarah daging pada industri event organizing.
5. Pengalaman yang cukup serta latar belakang edukasi
‘ Bisa karena terbiasa’. Kira- kira itu adalah moto pekerjaan event planner.
Perencana yang berhasil itu tercipta oleh pengalaman. Maka, apabila kalian mau bekerja sebagai event planner, memperbanyak pengalaman kalian terlebih dulu di industri penyelenggaraan kegiatan.
Kemudian, mereka yang mengejar karier dalam bidang perencanaan kegiatan berasal dari bermacam latar belakang akademis yang berbeda.
Tetapi, umumnya sebagian perusahaan akan memberikan prioritas pada lulusan ilmu komunikasi, manajemen, administrasi bisnis, marketing, serta perhotelan.
Seperti itu informasi seputar event planner, Gimana sangat menarik bukan? Bila saat ini ini kalian lagi memerlukan event planner Ayp segera hubungi Groovy EO
