Timeline Perencanaan Event dari H-90 Sampai Hari-H

Kesuksesan sebuah event tidak pernah terjadi secara kebetulan. Event yang berjalan lancar, tertata rapi, dan meninggalkan kesan mendalam hampir selalu lahir dari perencanaan yang matang dan timeline yang jelas. Tanpa timeline perencanaan event yang terstruktur, risiko keterlambatan, miskomunikasi, hingga kegagalan teknis akan semakin besar.

Dalam dunia Event Organizer (EO), perencanaan ideal biasanya dimulai minimal H-90 sebelum hari-H, terutama untuk event berskala menengah hingga besar. Artikel ini akan membahas timeline perencanaan event dari H-90 sampai hari-H secara lengkap, mulai dari tahap strategis, teknis, hingga eksekusi, agar acara berjalan profesional dan minim kendala.

Tahap Awal: H-90 Sampai H-75

Fondasi Perencanaan Event

Periode H-90 merupakan fase paling krusial karena menjadi dasar seluruh proses event.

Checklist utama:

• Menentukan tujuan event

• Menetapkan target audiens

• Menentukan jenis dan skala acara

• Menyusun konsep besar event

Aktivitas utama:

1. Brief awal dengan klien atau internal timDiskusi mengenai visi acara, objektif, dan ekspektasi hasil.

2. Penentuan konsep dan tema eventTema harus relevan dengan brand, audiens, dan tujuan acara.

3. Penyusunan estimasi anggaran awalBelum detail, tapi cukup untuk menentukan arah event.

4. Pembentukan struktur tim event organizerMenentukan Project Manager, Coordinator, dan PIC utama.

Di fase ini, EO profesional biasanya sudah mulai menyusun master plan event sebagai panduan jangka panjang.

Tahap Perencanaan Inti: H-75 Sampai H-60

Finalisasi Konsep dan Anggaran

Pada fase ini, konsep event mulai difokuskan dan anggaran diperjelas.

Checklist:

• Final konsep acara

• Final estimasi budget

• Penentuan tanggal acara

• Shortlist venue dan vendor

Aktivitas utama:

1. Finalisasi konsep kreatifTermasuk konsep visual, alur acara, dan experience audiens.

2. Penyusunan anggaran detail (budget breakdown)Meliputi produksi, venue, vendor, talent, dan cadangan dana.

3. Pemilihan tanggal eventMenyesuaikan dengan ketersediaan venue dan target audiens.

4. Survey dan shortlist venueEO melakukan site visit untuk memastikan venue sesuai kebutuhan teknis.

Tahap Produksi Awal: H-60 Sampai H-45

Booking dan Penguncian Elemen Utama

Ini adalah fase “mengunci” elemen penting agar tidak bentrok jadwal.

Checklist:

• Booking venue

• Booking vendor utama

• Menentukan format acara

• Draft awal rundown

Aktivitas utama:

1. Booking venue resmiTermasuk negosiasi harga dan teknis penggunaan lokasi.

2. Booking vendor utamaSound system, lighting, panggung, dekorasi, dan dokumentasi.

3. Penentuan format acaraOffline, online, atau hybrid.

4. Penyusunan draft rundown kasarGambaran alur acara dari awal hingga akhir.

Tahap Penguatan Konsep: H-45 Sampai H-30

Detail Teknis dan Komunikasi Publik

Pada tahap ini, event mulai “terlihat bentuknya”.

Checklist:

• Final konsep visual

• Final daftar vendor

• Mulai promosi (jika event terbuka)

• Pengurusan perizinan

Aktivitas utama:

1. Pengembangan desain visual eventBackdrop, panggung, LED, dan elemen branding.

2. Koordinasi intensif dengan vendorPenyesuaian teknis sesuai venue.

3. Mulai promosi eventMelalui media sosial, website, email, atau media partner.

4. Pengurusan izin acaraIzin keramaian, keamanan, dan administrasi lainnya.

Tahap Persiapan Intensif: H-30 Sampai H-21

Penyusunan Sistem Kerja Detail

Ini adalah fase transisi dari perencanaan ke eksekusi.

Checklist:

• Rundown versi detail

• Penentuan MC dan talent

• Pembagian jobdesk tim

• Sistem komunikasi internal

Aktivitas utama:

1. Finalisasi rundown detailTermasuk cue musik, lighting, dan transisi acara.

2. Koordinasi dengan MC dan talentBrief konsep dan alur acara.

3. Pembagian jobdesk tertulisAgar setiap tim paham tanggung jawabnya.

4. Pembuatan grup komunikasi eventUntuk koordinasi cepat dan efektif.

Tahap Teknis dan Simulasi: H-21 Sampai H-14

Antisipasi Kendala dan Risiko

Fase ini fokus pada pencegahan masalah.

Checklist:

• Technical meeting

• Simulasi alur acara

• Backup plan

• Final kebutuhan logistik

Aktivitas utama:

1. Technical meeting dengan semua pihakEO, vendor, talent, dan klien.

2. Simulasi teknis acaraTerutama untuk event kompleks atau hybrid.

3. Penyusunan plan BUntuk cuaca, teknis, atau perubahan mendadak.

4. Finalisasi kebutuhan logistikID crew, properti, konsumsi, dan transportasi.

Tahap Finalisasi: H-14 Sampai H-7

Penguncian Semua Detail

Pada tahap ini, perubahan besar sebaiknya sudah dihindari.

Checklist:

• Final rundown

• Final layout venue

• Konfirmasi vendor

• Brief final tim

Aktivitas utama:

1. Final rundown versi cetak dan digitalDibagikan ke semua pihak terkait.

2. Final layout dan technical drawingPosisi panggung, sound, dan lighting.

3. Konfirmasi ulang vendor dan talentJam datang, kebutuhan teknis, dan PIC.

4. Briefing internal EOMenyamakan alur kerja hari-H.

Tahap Pra-Acara: H-7 Sampai H-1

Gladi Bersih dan Persiapan Lapangan

Fokus utama adalah kesiapan penuh.

Checklist:

• Gladi resik

• Setup awal

• Final check peralatan

• Koordinasi intensif

Aktivitas utama:

1. Gladi resik menyeluruhSimulasi acara dari awal sampai akhir.

2. Setup bertahap di venueTerutama untuk event besar.

3. Final check peralatan teknisSound, lighting, LED, dan listrik.

4. Briefing akhir tim dan vendorPenegasan peran dan alur komunikasi.

Hari-H Pelaksanaan Event

Eksekusi dan Kontrol Penuh

Hari-H adalah puncak dari seluruh proses perencanaan.

Checklist hari-H:

• Briefing pagi tim

• Monitoring rundown

• Koordinasi vendor

• Penanganan kendala cepat

Fokus utama:

• Menjaga alur acara sesuai rundown

• Menyelesaikan masalah tanpa terlihat oleh audiens

• Memastikan kenyamanan tamu dan klien

• Dokumentasi berjalan optimal

EO profesional akan bertindak sebagai pusat kendali acara, memastikan semua elemen bergerak selaras.

Pasca Event: Evaluasi dan Laporan

Meski acara selesai, pekerjaan belum berakhir.

Checklist pasca event:

• Evaluasi internal

• Laporan ke klien

• Pengumpulan dokumentasi

• Catatan perbaikan

Evaluasi menjadi bekal penting untuk meningkatkan kualitas event berikutnya.

Penutup: Event Lebih Tertata Bersama Groovy EO

Timeline perencanaan event dari H-90 hingga hari-H bukan sekadar jadwal, melainkan sistem kerja profesional yang menentukan kesuksesan sebuah acara. Tanpa timeline yang jelas, event berisiko berjalan tidak maksimal dan penuh kendala.

Groovy EO hadir sebagai Event Organizer profesional yang mengelola setiap tahap perencanaan secara detail, terstruktur, dan berorientasi pada hasil. Dari konsep awal, pengaturan timeline, hingga eksekusi hari-H, Groovy EO memastikan event Anda berjalan lancar, tepat waktu, dan memberikan pengalaman terbaik bagi audiens.

Jika Anda ingin event yang rapi secara teknis, kuat secara konsep, dan sukses secara keseluruhan, Groovy EO adalah partner yang tepat untuk mewujudkannya. 🎉🚀